Dette nettstedet bruker informasjonskapsler for å forbedre din opplevelse på siden. Du kan lese mer om hvorfor og hvordan her.

OK
Forside    Blogg

Slik øker du sikkerheten på en multifunksjonsmaskin

Tenk sikkerhet i alle ledd også når det gjelder multifunksjonsmaskin og fysiske dokumenter. Bedrifter må være forberedt på trusselen for datainnbrudd og møte kravene for personopplysninger i GDPR. Her er noen tips til hva du bør tenke på!


Tenk sikkerhet gjennom hele dokumentets livssyklus

I en bedrift har man i mange tilfeller behov for både å scanne og skrive ut dokumenter, og det finnes flere tiltak man kan gjøre for å sikre dataene på en god måte. Gjennom tilgangskontroll, kryptering av data og destruering kan man hindre uønsket adferd internt i bedriften eller beskytte dataene fra eksterne angrep. Det er imidlertid viktig at man sikrer at tiltakene ikke blir et hinder for de ansatte. Det handler om å finne en god balanse. 


1. Få bedre kontroll med tilgangsstyring

Det er mulig å benytte ulike funksjoner for brukerautentisering hvor man angir hvilke maskiner/enheter som kan skrive ut ulike typer data. Dette gir bedre oversikt og kontroll. I tillegg kan man benytte passord for sikker print eller håndtere sikkerheten med eksempelvis en kodebrikke. Dette gir sikkerhet i form av at utskriver må være ved maskinen når dokumentet skrives ut. Det er også et økonomisk og miljøvennlig tiltak da det reduserer unødvendige utskrifter. Slik fungerer sikker print. 

 

2. Unngå sikkerhetsbrudd med kryptering av data

Kryptering er å omforme dataene slik at de ikke kan leses uten en nøkkel for å tilbakestille dataene. Dette er viktig for å hindre at data kan tappes, manipuleres eller endres, sikkerhet ved overføring via nettverk, på tvers av enheter og en ekstra sikkerhet dersom man får et datainnbrudd i bedriften. Det er en bedre beskyttelse enn kun passord, siden dataene ikke er lesbare uten riktig krypteringsnøkkel. Les mer om sikkerhet på nettverk.

 

3. Etabler gode rutiner med tanke på personvern og GDPR

Harddisken på en multifunksjonsmaskin bør slettes på en sikker måte, enten med fullstendig overskriving med egnet verktøy, eller degaussing som sletter alle data svært raskt ved hjelp av magnetisme. Filer og databaser med personinformasjon som ikke lenger er relevant bør slettes for å hindre at opplysninger kommer på avveie og tilfredsstille krav i både gammelt og nytt personvernregelverk. Les mer om sikker sletting av data.

 

4. Få kontroll på fysiske dokumenter med gode rutiner for makulering

Kravene til håndtering av personopplysninger gjelder også for fysiske dokumenter og etter at de har tjent sin hensikt må de makuleres på en sikker måte, ved eksempelvis bruk av en makuleringsmaskin. Les mer om makuleringsmaskiner.


Kravene til sikkerhet av bedriftens data har aldri vært strengere, men det gjenspeiler også virkeligheten hvor datainnbrudd og annen kriminell adferd er en reell trussel for alle bedrifter. I tillegg til de sakene som meldes, er det ifølge mørketallsundersøkelsen store mørketall. Dersom du er usikker på om maskinene i din bedrift er godt nok sikret, du ønsker å innføre tilgangsstyring for bedre kontroll eller du har en eldre maskin som skal byttes ut og du ønsker en trygg destruering, kan du ta kontakt med oss for råd og veiledning. 

 

Kontakt oss for tilbud på multifunksjonsmaskin eller råd til hvordan øke sikkerheten på din enhet!

 

 

Kilder:
Mørketallsundersøkelsen Næringslivets sikkerhetsråd 
2017 Ponemon Cost of Data Breach Study
Richos sikkerhetsløsningrapport 2017