Forside    Artikler

Få mer ut av Office 365 ved å ta i bruk Teams

Dersom du benytter Office 365 i dag, har du mulighet til å ta i bruk Microsoft Teams uten kjøp av ytterligere lisenser. Men hva er Microsoft Teams og hva kan det brukes til?

Hva er Microsoft Teams?

Teams kan beskrives som en samling av eksisterende ressurser i Office 365, som eksempelvis Sharepoint, Onenote, Power BI og Planner. Den legger alle ressurser på et sted og setter det inn i en sammenheng som gir en merverdi for brukerne. Du slipper å veksle mellom flere verktøy, men kan ha alt tilgjengelig på et sted. Eksempelvis kan man innen et konkret prosjekt lage et område hvor man kan dele filer, håndtere rapporter og fordele oppgaver. De personene det er relevant for blir invitert inn i gruppen og kan følge utviklingen i prosjektet. Gruppen kan chatte sammen, ringe hverandre med video eller planlegge møter. All historikk for chat og filer ligger lagret i løsningen og er lett tilgjengelig, og Teams passer på at du alltid jobber i siste versjon av dokumentet.


Hva kan man bruke Microsoft Teams til?

Microsoft Teams passer godt for prosjekter eller mindre grupper med et felles mål. Det kan gjerne være tidsavgrenset og det kan være spesielt nyttig dersom man er flere personer som jobber sammen på tvers av områder, avdelinger eller fra ulike geografiske områder. I Office Center bruker vi Teams blant annet når vi jobber med innhold til websiden. Det er flere ressurser involvert fra ulike deler av bedriften og Teams er en fin plattform å møtes over. Det er behov for diskusjoner, deling av filer, planlegging av oppgaver og historikken lagres slik at gode ideer ikke blir glemt. 
 
Når man har valgt et prosjekt man ønsker å jobbe med i Teams, oppretter man først et team og en kanal for det aktuelle prosjektet. Eksempelvis kan man ha et team som heter Marked og en kanal som heter Blogg og en som heter Frokostseminar. Ved å opprette kanaler for hvert prosjekt sørger man for oversikt og gjør det enkelt for teammedlemmer å orientere seg. Chatten blir spisset om temaet, filene relatert til prosjektet ligger tilgjengelig for alle i siste versjon og viktige dokumenter hentes frem og festes til verktøylinjen. I kanalen for frokostseminar vil et viktig dokument som deltagerliste og agenda være aktuelt å fremheve. 

Gi ditt team en sikker ramme for prosjektarbeid

Teams bruker de samme sikkerhetsmekanismene som Office 365, og er derfor like sikkert som disse tjenestene. Har bedriften aktivert to-trinnsautentisering, vil Teams også benytte dette. Logger man på online, eller kjører Teams som installert program, vil man automatisk få tilgang til visningsverktøy og enkle redigeringsmuligheter. Det finnes også en egen app til mobiltelefoner og nettbrett, slik at man kan kommunisere med andre medlemmer av teamene man jobber i også mens man er på farten. Dersom man bruker en stor del av funksjonaliteten i Teams, som prosjektplaner i Planner eller notatbøker i OneNote, vil disse derimot kreve egne apper på telefoner og nettbrett.

Teams kort oppsummert:

  • Egner seg godt for diskusjoner og videokonferanser
  • Passer for mindre grupper som kjenner hverandre og holder en uformell tone
  • Det er enkelt å dele informasjon og lett for nye medlemmer å oppdatere seg på prosjekter
  • Mange verktøy som lar deg skreddersy et arbeidsområde tilpasset hvert enkelt prosjekt


Teams tjener helt klart et formål som et samlested for interaksjon. Teams benytter ressursene i Office 365 som en verktøykasse og legger til en verdiøkning ved å gi et oversiktlig rom for samhandling. Det kan være et kraftfullt verktøy dersom du utnytter mulighetene og benytter det til et egnet formål. Dersom du har Office 365 i dag anbefaler vi at du laster ned Teams Appen og tester det på et mindre prosjekt.

Dersom du ikke har Office 365, kontakt oss gjerne så hjelper vi deg i gang!

Relaterte artikler:


Visste du dette om Office 365?
5 grunner til hvorfor du bør velge Office 365
Les mer om Office 365 for bedrifter

 

Les mer om fordelene med Office 365

Flere artikler